SERV Project

Project doelstellingen

Als organisatie die verschillende overleg- en adviesorganen huisvest, heeft de SERV een heel specifieke en diverse interne werking, gekenmerkt door een groot aantal afzonderlijke dossiers en projecten, specifieke werkstromen, een geest van sterke en afdelingoverschrijdende samenwerking, communicatie en informatiedoorstroming, en een nauwe uitwisseling met externe personen.


Het documentenbeheer werd in het verleden gekenmerkt door een offline opslag op in-house servers, een vrij ondoorzichtige boom- en mappenstructuur en een overvloed aan gelijkaardige documenten(versies). Dit gaf aanleiding tot suboptimale en vaak inefficiënte werkprocessen, onder meer door een hoog ‘klikgehalte’, het vaak moeilijk of zelfs niet terugvinden van documenten en een moeizame uitwisseling van documenten met externen.


Na een analysefase waarin wenselijke wijzigingen werden gedetecteerd, koos de SERV SIRUS als partner om een IT roadmap te begeleiden en uit te voeren. Die roadmap bestond uit 4 pijlers: de transitie van Sharepoint 2010 naar Office 365, de migratie van SQL server naar PaaS, de migratie van master naar Azure en de migratie van Access applicaties naar Web applicaties. Daarbij zou vooral de eerste pijler de grootste impact hebben op de dagelijkse werking van onze medewerkers.

Project hantering: The SIRUS way

Eerder dan een gestandaardiseerde aanpak voor de introductie van Microsoft Office 365, hanteerde SIRUS een gepersonaliseerde klantbenadering: met open geest en rekening houdend met de wensen van de SERV zocht SIRUS mee naar een oplossing voor vaak heel specifieke problemen of vragen waarvoor geen out-of-the-box oplossing bestond.


Cruciaal in het proces was de erg nauwe samenwerking en het veelvuldig overleg met een kleine IT-stuurgroep van SERV-medewerkers, alsook een doorheen het proces ontstane duidelijke visie over de toekomstige documentenbeheer- en samenwerkingsstructuren.


SIRUS begeleidde de overgang van dedicated naar cloud servers, hielp bij de integratie van backoffice processen en third-party software in dit verhaal, migreerde alle bestaande documenten en dossiers naar de nieuw vormgegeven Sharepointomgeving, configureerde daarbij ook een nieuwe extranetomgeving en zorgde tegelijk voor een ondersteuning van SERV-medewerkers doorheen het proces.

SERV:

“Mede door de klantgerichte ingesteldheid slaagden SIRUS en SERV erin de nieuwe Sharepointomgeving en daaraan gekoppelde documentenbeheerstructuur en -processen sterk te vereenvoudigen. Die vereenvoudiging, gecombineerd met de gebruiksvriendelijkheid van Office365, gaf aanleiding tot omvangrijke efficiëntiewinsten (o.a. door het sneller terugvinden van documenten en de intuïtieve interface van het softwarepakket), terwijl het nieuwe extranet de uitwisseling van documenten met externen vergemakkelijkte. ”